Siguiendo a Dewey, Grunig define el público como un grupo de personas que: a) se enfrenta a un problema similar, b) reconoce que el problema existe y c) se organiza para hacer algo al respecto. A partir de esta definición, Grunig y Hunt diferencian cuatro colectivos: los no-públicos, formados por individuos que no cumplen ninguna de estas tres características; los públicos latentes, integrados por individuos que se enfrentan a un problema similar pero no lo detectan; los públicos informados o conscientes, que están afectados por un problema similar y reconocen su existencia; y los públicos activos, que además de estar afectados por el problema y reconocerlo hacen algo al respecto. Dado que los públicos pueden afectar a las organizaciones es necesario identificarlos y estudiar sus comportamientos comunicativos y para ello se recurre a la teoría situacional, que se compone de tres variables independientes y dos variables dependientes.
Las variables independientes son el reconocimiento del problema, que alude a la detección de consecuencias de la organización por parte de los públicos; el reconocimiento de las restricciones o grado en que las personas perciben limitaciones para planificar su conducta en una determinada situación; y el nivel de involucración o implicación, que indica el grado en que los individuos se sienten implicados en dicha situación. Combinando valores altos o bajos de cada una de estas tres variables se obtiene alguno de los tipos de público que acabamos de explicar.
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Como vemos, la mayoría de las investigaciones se centran en la búsqueda de fórmulas para la detección, discriminación o descripción de las características de los públicos. Es decir, inciden, fundamentalmente, en aquellos elementos que ya están muy desarrollados en la teoría situacional, relegando a un segundo plano el estudio de otros aspectos, como el uso de los medios o los efectos de la comunicación sobre los públicos, sobre los que la teoría
aporta menos información.
Se podría añadir, por último, que hay varias áreas o ámbitos con los que se asocia la teoría situacional en estos estudios, como la opinión pública o la comunicación política. Además, la teoría se vincula también, como hemos visto, con la visión retórica de las relaciones públicas, con los estudios de la reputación y con la motivación como elemento complementario.